Zmiany w 2019 roku dla Pracodaców i Pracowników

Nadchodzący Nowy Rok 2019 szykuje wiele zmian zarówno dla Pracodawców jak i Pracowników. Najważniejsze z nich to:

– wypłata wynagrodzenia za pracę na rachunek bankowy,

– skrócenie okresu przechowywania akt pracowniczych,

– możliwość prowadzenia akt osobowych pracowników w wersji elektronicznej.

Wypłata wynagrodzenia za pracę

Obecnie (zgodnie z art. 86 ust. 2 i 3 Kodeksu Pracy) wypłata wynagrodzenia dokonywana jest w formie pieniężnej. Dopuszcza się wypłatę wynagrodzenia w innej formie ale tylko wtedy gdy stanowi o tym układ zbiorowy lub pracownik wyraził pisemną zgodę.

Od 1 stycznia 2019 podstawowym sposobem wypłaty wynagrodzenia za pracę będzie przelew na rachunek bankowy wskazany przez Pracownika. Wypłata wynagrodzenia  „do rąk własnych” będzie możliwa pod warunkiem, że Pracownik złoży do Pracodawcy stosowny wniosek (w formie papierowej lub elektronicznej).

Zgodnie prawem (z Art. 10 ust. 1 i 2 Ustawy z dnia 10 stycznia 2018 r. o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją) Pracodawca, w terminie 21 dni od dnia wejścia w życie niniejszej ustawy, ma obowiązek poinformować pracowników, którzy dotychczas otrzymywali wynagrodzenie za pracę „do rąk własnych”, o obowiązku:

1) podania numeru rachunku płatniczego, na który będzie wypłacane wynagrodzenie za pracę, albo

2) złożenia wniosku dotyczącego dalszej wypłaty wynagrodzenia za pracę do rąk własnych.

Pracownik natomiast zobligowany jest w terminie 7 dni od otrzymania powyższej informacji, wskazać rachunek bankowy lub złożyć oświadczenie dotyczący płatności do rąk własnych.

Skrócony okres przechowywania dokumentów.

Obecnie Pracodawca ma obowiązek przechowywać dokumenty pracownicze przez 50 lat od ustania stosunku pracy. Od 01 stycznia 2019 wprowadzone zostaną zmiany:

Dla Pracowników rozpoczynających zatrudnienie po 1 stycznia 2019

obowiązek archiwizowania dokumentów skrócony zostanie do 10 lat.

Dla Pracowników, którzy nawiązali stosunek pracy w okresie 1 stycznia 199 do 31 grudnia 2018

obowiązek przechowywania akt pracowniczych może zostać skrócony, jednak pod warunkiem, że pracodawca złoży w ZUS raport informacyjny, w którym wskaże dane niezbędne do wyliczenia emerytury lub renty dla każdego Pracownika. Jeżeli Pracodawca nie złoży wymaganego raportu, będzie zobowiązany przechowywać dokumentację pracowniczą przez 50 lat.

Dla Pracowników zatrudnionych przed 1 stycznia 1999

nie ma możliwości skrócenia okresu przechowywania dokumentacji. Podtrzymano wymóg archiwizacji dokumentów przez okres 50 lat.

E- akta

Istotnym elementem wchodzących w życie zmian będzie możliwość elektronizacji dokumentacji pracowniczej. Zniesiony zostanie obowiązek prowadzenia akt pracowniczych w postaci papierowej. Pracodawca będzie podejmował decyzję odnośnie formy przechowywania dokumentów (papierowa czy elektroniczna).

Dla nowych dokumentów (powstałych po 1 stycznia 2019)

– jeżeli Pracodawca oraz Pracownik posługują się podpisem elektronicznym dokumenty mogą być tworzone źródłowo jako  elektroniczne.

– jeżeli Pracownik nie korzysta z podpisu elektronicznego i musi podpisywać dokumenty ręcznie, to w takiej sytuacji dokument zawierający podpis pracownika musi zostać zeskanowany i opatrzony kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną Pracodawcy (lub kwalifikowanym podpisem elektronicznym osoby upoważnionej). Podpis poświadcza zgodność treści dokumentu papierowego z treścią dokumentu cyfrowego.

Zmiana dokumentów papierowych na elektroniczne.

Jeżeli Pracodawca zdecyduje się zamienić dokumentację pracowniczą z papierowej na elektroniczną, musi wykonać skany dokumentów lub w inny sposób sporządzić odwzorowanie cyfrowe, a następnie podpisać kwalifikowanym podpisem elektronicznym, stwierdzając zgodność z dokumentami papierowymi. Zmianie na formę elektroniczną mogą zostać poddane akta zarówno obecnych, jak i byłych pracowników, niezależnie od kiedy rozpoczęli pracę i jaki jest okres przechowywania akt. Ustalono, że w sprawach urzędowych obie postacie dokumentacji będą równoważne. Dopuszczono także możliwość wielokrotnych zmian formy dokumentacji pracowniczej ( z papierowej na elektroniczną oraz z elektronicznej na papierową) jednak zawsze należy pamiętać o dopełnieniu wszystkich formalności. Dokumenty mogą też być prowadzone i przechowywane: w część w postaci papierowej, a część w postaci elektronicznej. Ważne jest aby pamiętać, że o każdej zmianie sposobu prowadzenia dokumentacji Pracodawca musi poinformować Pracowników.