Telepraca – definicja, warunki umowy, bhp

Telepraca (czyli praca zdalna) to praca wykonywana regularnie poza zakładem pracy za pomocą środków komunikacji elektronicznej.

Środki komunikacji elektronicznej są to rozwiązania techniczne, w tym urządzenia teleinformatyczne i współpracujące z nimi narzędzia programowe, umożliwiające indywidualne porozumiewanie się na odległość, przy wykorzystaniu transmisji danych między systemami teleinformatycznymi, a w szczególności poczty elektronicznej.

Telepraca nie jest nowym rodzajem zatrudnienia, ale formą wykonywania pracy.

Obecnie, telepraca jest najczęściej stosowaną formą zatrudnienia w zawodach: grafik, tłumacz, architekt, dziennikarz, analityk, księgowy, twórca stron internetowych.  

Jednak nie każda praca wykonywana z domu jest formą telepracy. Muszą zostać spełnione 4 poniższe warunki aby praca uznana została za telepracę:

1. regularność wykonywania,

2. wykonywanie zadań poza zakładem pracy,

3. korzystanie ze środków komunikacji elektronicznej,

4. efekty powierzonych zadań telepracownik przesyła drogą internetową.

Umowa o teleprace powinna zawierać wszystkie niezbędne elementy tradycyjnej umowy pracę:

1. rodzaj pracy,

2. miejsce wykonywania pracy (poza siedzibą firmy),

3. wynagrodzenie za pracę,

4. wymiar czasu pracy,

5. termin rozpoczęcia pracy,

6. warunki wykonywania pracy poza siedzibą przedsiębiorcy oraz sposób korzystania ze środków komunikacji elektronicznej,

7. warunki wykonywania pracy poza siedzibą przedsiębiorcy oraz sposób korzystania ze środków komunikacji elektronicznej, przy użyciu których pracownik będzie się rozliczał z efektów pracy.

Do zawarcia umowy konieczne jest zgodnego oświadczenia woli pracodawcy i telepracownika.

Wobec telepracowników, pracodawcę obowiązują obowiązki wymienione w art. 94 Kodeksu Pracy. Pracownik nie może być w jakikolwiek sposób dyskryminowany z powodu podjęcia pracy w formie telepracy, jak również odmowy podjęcia takiej pracy. Ewentualna  odmowa wykonywania pracy w tym systemie nie może skutkować wypowiedzeniem.

Umowę o telepracę można zawrzeć na początku zatrudnienia ale również już w trakcie zatrudnienia.

Ponieważ zazwyczaj telepracownik wykonuje pracę w ramach zadaniowego czasu pracy, pracodawca jesteś zwolniony z kontrolowania i ewidencjonowania czasu pracy. Jednak praca powinna być tak zorganizowana aby telepracownik mógł ją wykonywać w ciągu 40 godzin, pięć dni w tygodniu, czyli 8 godzin na dobę ( w przypadku pełnego etatu). W przypadku nadgodzin, pracownik ma prawo do zapłaty za wykonaną pracę ponad ustalony czas pracy.

Pracodawca określa zasady ochrony danych przekazywanych telepracownikowi, natomiast telepracownik potwierdza na piśmie zapoznanie się z zasadami ochrony danych oraz jest obowiązany do ich przestrzegania.

Pracodawca musi umożliwić telepracownikowi (na zasadach przyjętych dla ogółu), przebywanie na terenie zakładu pracy, kontaktowanie się z innymi pracownikami, korzystanie z pomieszczeń i urządzeń pracodawcy, z zakładowych obiektów socjalnych i prowadzonej działalności socjalnej.

Ze względu na miejsce oraz czas wykonywania telepracy wyróżniamy następujące formy:

1.  telepraca domowa – wykonywana w domu lub mieszkaniu telepracownika;  najczęstszy rodzaj telepracy,

2. telepraca zamienna – praca wykonywana na zmianę w firmie pracodawcy oraz we własnym domu/ mieszkaniu pracownika (np. 2 dni w zakładzie pracy i 3 dni w domu/ mieszkaniu),

3. telepraca świadczona w telecentrum – praca z dala od firmy, nawet w innych krajach, gdzie  pomieszczenia biurowe mogą należeć do pracodawcy lub być własnością innego podmiotu,

4. telepraca mobilna – pracownik wykonuje powierzone zadania poza siedzibą firmy, ale ze względu na dużą mobilność nie może wskazać jednego konkretnego miejsca pracy np. domu/ mieszkania.

Pracodawca może kontrolować pracę telepracownika drogą elektroniczną. Ma również prawo  przeprowadzić kontrolę w domu/ mieszkaniu pracownika, w zakresie: wykonywania pracy, inwentaryzacji, konserwacji, serwisu lub naprawy powierzonego sprzętu, w zakresie bhp, jednak dopiero po uzyskać zgody telepracownika w formie pisemnej lub elektronicznej.  Kontrola nie może zakłócać korzystania z pomieszczeń domowych oraz naruszać prywatności telepracownika i jego rodziny.

Istotne jest także zapewnienie:

1. wyposażenia w środki oraz przedmioty pracy:

– wyposażenie podstawowe: komputer,

– wyposażenie dodatkowe: drukarka, skaner, telefon,

– wyposażenie pomocnicze: biurko, krzesło, podnóżek, półki na dokumenty,

2. ubezpieczenia sprzętu,

3. pokrycia kosztów związanych z instalacją, serwisem i eksploatacją sprzętu,

4. pomocy technicznej,

5. niezbędnych szkoleń w zakresie obsługi sprzętu,

6. wypłaty ekwiwalentu pieniężnego w przypadku, w którym pracownik będzie wykonywał pracę na własnym sprzęcie.

Wszystkie elementy stanowiska pracy powinny spełniać określone przepisami wymagania w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy oraz w zakresie ergonomii, także w sytuacji, gdy telepracownik będzie wykorzystywał do pracy własny sprzęt.

Pierwsza kontrola w zakresie bhp przeprowadzana jest na wniosek telepracownika, przed rozpoczęciem przez niego wykonywania pracy.
Warto rozważyć udokumentowanie miejsca pracy telepracownika, np. fotografiami, dołączając je do umowy o telepracę jako załącznik.

Nie trzeba natomiast stosować przepisów bhp odnośnie pomieszczeń pracy, wymagań dla obiektów budowlanych.

W terminie 3 miesięcy od dnia rozpoczęcia telepracy, każda ze stron może wystąpić z wnioskiem o zaprzestanie wykonywania pracy w formie telepracy. Strony ustalają termin, od którego nastąpi przywrócenie poprzednich warunków, nie dłuższy niż 30 dni od dnia otrzymania wniosku.