Regulamin pracy – co zawiera, kiedy należy wprowadzić, kogo obowiązuje

Zgodnie z Kodeksem Pracy:

  1. Pracodawca zatrudniający co najmniej 50 pracowników zobowiązany jest wydać regulamin pracy, jeśli nie jest objęty układem zbiorowym pracy. Nie ma znaczenia rodzaj umowy o pracę łączącej obie strony tj. pracodawcę i pracownika. Bez znaczenia jest także fakt przebywania pracowników na zwolnieniach i urlopach. Znaczenie ma osiągnięcie w określonym momencie wskazanego w przepisach stanu zatrudnienia. Nie wlicza się osób zatrudnionych na podstawie umów cywilnoprawnych.
  2. Pracodawca zatrudniający mniej niż 50 pracowników może wprowadzić regulamin pracy, jeśli nie jest objęty układem zbiorowym pracy.
  3. Pracodawca zatrudniający co najmniej 20 i mniej niż 50 pracowników może utworzyć regulamin pracy ale nie ma takiego obowiązku. Wyjątkiem jest sytuacja gdy w zakładzie pracy działa organizacja związkowa i wystąpi z wnioskiem o utworzenie regulaminu pracy.

Regulamin pracy ustala organizację i porządek w procesie pracy oraz związane z tym prawa i obowiązki pracodawcy i pracowników. Jako akt wewnątrzzakładowy nie może być mniej korzystny dla pracowników niż przepisy Kodeksu Pracy, innych Ustaw lub Rozporządzeń.

Treść regulaminu pracy jest pozostawiona do decyzji pracodawcy. Jednak zgodnie z Kodeksem Pracy, regulamin powinien określać szczególnie:

1) organizację pracy, warunki przebywania na terenie zakładu pracy w czasie pracy i po jej zakończeniu, wyposażenie pracowników w narzędzia i materiały, a także w odzież i obuwie robocze oraz w środki ochrony indywidualnej i higieny osobistej;

2) systemy i rozkłady czasu pracy oraz przyjęte okresy rozliczeniowe czasu pracy;

3) porę nocną;

4) termin, miejsce, czas i częstotliwość wypłaty wynagrodzenia;

5) wykazy prac wzbronionych pracownikom młodocianym oraz kobietom;

6) rodzaje prac i wykaz stanowisk pracy dozwolonych pracownikom młodocianym w celu odbywania przygotowania zawodowego;

7) wykaz lekkich prac dozwolonych pracownikom młodocianym zatrudnionym w innym celu niż przygotowanie zawodowe;

8) obowiązki dotyczące bezpieczeństwa i higieny pracy oraz ochrony przeciwpożarowej, w tym także sposób informowania pracowników o ryzyku zawodowym, które wiąże się z wykonywaną pracą;

9) przyjęty u danego pracodawcy sposób potwierdzania przez pracowników przybycia i obecności w pracy oraz usprawiedliwiania nieobecności w pracy.

Powyższy katalog jest otwarty i dlatego mogą być włączane inne kwestie niż wskazane powyżej, np. uregulowania dotyczące kar porządkowych.

Regulamin pracy ma charakter wiążący dla wszystkich pracowników.

Kodeks Pracy nakłada na pracodawcę obowiązek zaznajomienia pracownika rozpoczynającego pracę z treścią regulaminu. Tym samym pracownik powinien podpisać oświadczenie potwierdzające, że zapoznał się z jego treścią.

Regulamin ustanawia się na czas nieokreślony. Postanowienia obowiązują do momentu wprowadzenia zmian w regulaminie.  Pracodawca wprowadzając zmiany w zapisach regulaminu, powinien poinformować pracowników o zmianach. Fakt zapoznania się pracowników ze zmianami powinien zostać potwierdzony przez nich  w stosownym oświadczeniu.

Regulamin pracy wchodzi w życie po upływie 2 tygodni od dnia podania go do wiadomości pracowników.

Przepisy nie wskazują sposobów zapoznania pracowników z treścią regulaminu, zatem możliwe jest:

  • rozesłanie pracownikom tekstu regulaminu na służbowe maile,
  • przekazanie do rąk,
  • wyłożenie tekstu w dziale kadr,
  • wywieszenie na tablicy ogłoszeń.