Dokumentacja pracownicza. Nowe obowiązku od stycznia 2019 r.

Od 1 stycznia 2019 r. został skrócony okres przechowywania dokumentacji osobowej pracowników i stosunku pracy.
Pracodawcy będą przechowywać dokumentację osobową i płacową pracowników przez 10 lat – przepis ma zastosowanie dla pracowników zatrudnionych po dniu wejścia w życie ustawy, tj. po 1 stycznia 2019 r.
Dla Pracowników zatrudnionych w okresie 1 stycznia 1999 r. – 31.12.2018 r. dokumentacja będzie przechowywana przez okres 50 lat od dnia rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy. Skrócenie okresu do 10 lat będzie możliwe gdy Pracodawca złoży jednorazowego oświadczenie do ZUS, w którym zadeklaruje chęć przekazywania raportów informacyjnych z danymi niezbędnymi do wyliczenia rent i emerytur zatrudnionych w tym okresie pracowników i faktycznie złoży te raporty. Okres 10 lat będzie liczony od końca roku kalendarzowego, w którym raport informacyjny został złożony przez Pracodawcę.

Dla Pracowników zatrudnionych do 31.12.1998 r. nie ma możliwości skrócenia okresu archiwizacji dokumentacji. Pracodawca zobowiązany jest przechowywać dokumenty przez 50 lat.

Warto zaznaczyć, że w przypadku nawiązania stosunku pracy z tym samym Pracownikiem w okresie 10 lat od końca roku kalendarzowego, w którym ustał poprzedni stosunek pracy, Pracodawca może kontynuować prowadzenie dla tego Pracownika dotychczasową dokumentację pracowniczą.

Kolejne zmiany dotyczą formy prowadzenia akt pracowniczych.
Od 1 stycznia 2019 r. Pracodawca będzie mógł prowadzić i przechowywać dokumentację Pracowników (w części dotyczącej akt osobowych i stosunku pracy) w postaci papierowej lub elektronicznej. Wybór formy prowadzenia akt (papierowa czy elektroniczna) zależy od Pracodawcy.

Pracodawca może zmieniać postać, w której prowadzi i przechowuje dokumentację pracowniczą, jednak zmiana postaci dokumentacji pracowniczej z papierowej na elektroniczną następuje przez sporządzenie odwzorowania cyfrowego, w szczególności skanu, i opatrzenie go kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną pracodawcy lub kwalifikowanym podpisem elektronicznym upoważnionej przez pracodawcę osoby, potwierdzającym zgodność odwzorowania cyfrowego z dokumentem papierowym. Zmiana postaci dokumentacji pracowniczej z elektronicznej na papierową następuje przez sporządzenie wydruku i opatrzenie go podpisem pracodawcy lub osoby przez niego upoważnionej, potwierdzającym zgodność wydruku z dokumentem elektronicznym.

Ponadto Pracodawca będzie zobligowany do przechowywania dokumentacji pracowniczej w sposób gwarantujący zachowanie jej poufności, integralności, kompletności oraz dostępności, w warunkach niegrożących uszkodzeniem lub zniszczeniem przez okres zatrudnienia, a także przez okres 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł.

Ustawodawca umożliwił także odbieranie dokumentacji pracowniczej przez byłego pracownika, co oznacza, że od 1 stycznia 2019 r. Pracodawca wydając świadectwo pracy przekazuje rownież pracownikowi (w formie papierowej lub elektronicznej) informacje dotyczące:
– okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej,
– możliwości odbioru dokumentacji pracowniczej do końca miesiąca kalendarzowego następującego po upływie okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej,
– zniszczenia dokumentacji pracowniczej w przypadku jej nieodebrania we wskazanym okresie.