Akta pracownicze – nowe zasady od 2019 r.

Od 1 stycznia 2019 r. akta osobowe pracowników składają się z 4 części: A,B,C,D .

A – Dokumenty związane z ubieganiem się o zatrudnienie:

oświadczenia lub dokumenty dotyczące danych osobowych, zgromadzone w związku z ubieganiem się o zatrudnienie, a także skierowania na badania lekarskie i orzeczenia lekarskie dotyczące wstępnych, okresowych i kontrolnych badań lekarskich.

 B – Dokumenty związane z nawiązaniem stosunku pracy i przebiegu zatrudnienia:

a) oświadczenia lub dokumenty dotyczące danych osobowych, gromadzone w związku z nawiązaniem stosunku pracy,

b) umowę o pracę, a jeżeli umowa nie została zawarta z zachowaniem formy pisemnej – potwierdzenie ustaleń co do stron umowy, rodzaju umowy oraz jej warunków,

c ) zakres czynności (zakres obowiązków), jeżeli pracodawca dodatkowo w tej formie określił zadania pracownika wynikające z rodzaju pracy, określonego w umowie o pracę,

d) dokumenty dotyczące wykonywania przez pracownika pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 19 grudnia 2008 r. o emeryturach pomostowych (Dz. U. z 2018 r. poz. 1924),

e) potwierdzenie zapoznania się przez pracownika: z treścią regulaminu pracy, z przepisami oraz zasadami bezpieczeństwa i higieny pracy, z zakresem informacji objętych tajemnicą określoną w odrębnych przepisach dla danego rodzaju pracy, zajmowanego stanowiska lub pełnionej funkcji,

f) potwierdzenie poinformowania pracownika: o warunkach zatrudnienia, zmianie warunków zatrudnienia, celu, zakresie oraz sposobie zastosowania monitoringu, ryzyku zawodowym, które wiąże się z wykonywaną pracą, oraz o zasadach ochrony przed zagrożeniami,

g) potwierdzenie otrzymania przez pracownika młodocianego oraz jego przedstawiciela ustawowego informacji o ryzyku zawodowym, które wiąże się z pracą wykonywaną przez młodocianego, oraz o zasadach ochrony przed zagrożeniami,

h) dokumenty potwierdzające ukończenie wymaganego szkolenia w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy,

i) świadczenia dotyczące wypowiedzenia warunków pracy lub płacy lub zmiany tych warunków w innym trybie,

j) dokumenty dotyczące powierzenia pracownikowi mienia z obowiązkiem zwrotu albo rozliczenia się, dokumenty dotyczące przyjęcia przez pracownika wspólnej odpowiedzialności materialnej za mienie powierzone łącznie z obowiązkiem rozliczenia się,

k) dokumenty związane z podnoszeniem kwalifikacji zawodowych przez pracownika lub związane ze zdobywaniem lub uzupełnianiem wiedzy i umiejętności na zasadach innych niż dotyczące podnoszenia kwalifikacji zawodowych,

l) dokumenty związane z przyznaniem pracownikowi nagrody lub wyróżnienia,

m) dokumenty związane z ubieganiem się i korzystaniem przez pracownika z urlopu macierzyńskiego, urlopu na warunkach urlopu macierzyńskiego, urlopu rodzicielskiego, urlopu ojcowskiego lub urlopu wychowawczego,

n) dokumenty związane z łączeniem korzystania z urlopu rodzicielskiego z wykonywaniem pracy u pracodawcy udzielającego tego urlopu,

o) dokumenty związane z obniżeniem wymiaru czasu pracy, w przypadku pracownika uprawnionego do urlopu wychowawczego,

p) oświadczenie pracownika będącego rodzicem lub opiekunem dziecka o zamiarze lub o braku zamiaru korzystania z uprawnień związanych z rodzicielstwem,

q) dokumenty związane z udzielaniem urlopu bezpłatnego,

r) skierowania na badania lekarskie i orzeczenia lekarskie dotyczące: wstępnych, okresowych i kontrolnych badań lekarskich,

s) umowę o zakazie konkurencji, jeżeli strony zawarły taką umowę w okresie pozostawania w stosunku pracy,

t) wniosek pracownika o poinformowanie właściwego okręgowego inspektora pracy o zatrudnianiu pracowników pracujących w nocy oraz kopię informacji w tej sprawie skierowanej do właściwego inspektora pracy,

u) dokumenty związane ze współdziałaniem pracodawcy z reprezentującą pracownika zakładową organizacją związkową lub innymi podmiotami w sprawach ze stosunku pracy wymagających takiego współdziałania,

v) dokumenty dotyczące wykonywania pracy w formie telepracy.

C – Dokumenty związane z ustaniem stosunku pracy:

a) oświadczenia związane z rozwiązaniem umowy o pracę,

b ) wnioski dotyczące wydania, sprostowania lub uzupełnienia świadectwa pracy,

c) dokumenty dotyczące niewypłacenia pracownikowi ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy,

d) kopię wydanego świadectwa pracy,

e) potwierdzenie dokonania czynności związanych z zajęciem wynagrodzenia za pracę w związku z prowadzonym postępowaniem egzekucyjnym,

f) umowę o zakazie konkurencji po ustaniu stosunku pracy, jeżeli strony zawarły taką umowę,

g) skierowania na badania lekarskie i orzeczenia lekarskie związane z okresowymi badaniami lekarskimi w związku z wykonywaniem pracy w warunkach narażenia na działanie substancji i czynników rakotwórczych lub pyłów zwłókniających.

D – Dokumenty związane z odpowiedzialnością porządkową lub dyscyplinarną:

odpis zawiadomienia o ukaraniu oraz inne dokumenty związane z ponoszeniem przez pracownika odpowiedzialności porządkowej lub odpowiedzialności określonej w odrębnych przepisach, które przewidują zatarcie kary po upływie określonego czasu.

Wszystkie dokumenty i oświadczenia znajdujące się w poszczególnych częściach akt osobowych muszą być ponumerowane i przechowywane w porządku chronologicznym. Jednocześnie każda z części akt osobowych powinna zawierać wykaz dokumentów i oświadczeń umieszczonych w niej. Wymóg ten dotyczy zarówno akt osobowych prowadzonych w postaci papierowej jak również elektronicznej.

Ponadto, każda z części akt osobowych (A,B,C,D) może zostać  podzielona na mniejsze „tematyczne” części, np. A1, A2, A3 i w każdej z nich można przechowywać dokumenty powiązane ze sobą tematycznie. W częściach tych akt, także obowiązuje zasada przechowywania dokumentów w kolejności chronologicznej i numerowania dokumentów.

Dokumenty znajdujące się w części D akt osobowych muszą być przechowywane w wyodrębnionych częściach dotyczących danej kary, ponumerowanych w kolejności D1, D2,D3, …. W powyższej sytuacji przechowywanie w porządku chronologicznym, numerowanie, tworzenie listy dokumentów dotyczy każdej z tych części. Jeżeli z akt osobowych pracownika wykreślony zostanie odpis zawiadomienia o ukaraniu, usuwa się także całą wydzieloną część dotyczącą danej kary, a pozostałym przyporządkowuje się następujące po sobie numery.