Bezpieczeństwo i higiena pracy w biurze

Każdy pracodawca zobowiązany jest do ochrony życia i zdrowia swoich pracowników. Dbanie o stan zdrowia pracowników oraz ich samopoczucie to m.in. stosowanie się do zasad Bezpieczeństwa i Higieny Pracy (BHP) zawartych w aktach prawnych. Wszyscy pracodawcy bez względu na branżę działalności oraz pracownicy bez względu na wykonywany zawód, zakres obowiązków, miejsce wykonywanych czynności zobowiązani są do przestrzegania przepisów BHP zawartych w Ustawach i Rozporządzeniach. Także biuro, które wydaje się bezpiecznym miejscem pracy w porównaniu do warunków środowiska pracy i zagrożeń występujących np. w budownictwie czy rolnictwie, musi spełniać odpowiednie wymagania w zakresie bhp. Do pewnego momentu, problematyka związana z bezpieczeństwem pracy biurowej jest wspólna z innymi rodzajami pracy (np. wykonywanie wstępnych, okresowych, kontrolnych badań lekarskich, zapewnienie szkoleń bhp, zapoznanie z oceną ryzyka zawodowego). Jednakowo przebiega postępowanie powypadkowe, gdy pracownik biurowy ulegnie wypadkowi, który może zostać uznany jako wypadek w pracy. Specyfika pracy biurowej wynika ze stosowanych narzędzi pracy, tworzących stanowisko pracy, którego podstawowymi elementami wyposażenia są komputer, drukarka, biurko, krzesło, podnóżek.

Patrząc przez pryzmat technicznego bezpieczeństwa, prace biurowe zawierają prace umysłowe, które niezależnie od stopnia skomplikowania wykonywane są w pozycji siedzącej, w ramach stanowiska komputerowego. Tym samym na pracę biurową składają się różne czynności wykonywane przez większą część dobowego wymiaru czasu pracy w pozycji siedzącej, nie pochłaniające dużego wydatku energetycznego. Jednakże zorganizowanie pracy w sposób nieprawidłowy może powodować liczne zagrożenia których konsekwencje ujawnią się w kondycji fizycznej oraz psychicznej pracownika. 

Jednym z aktów wykonawczych, w którym zadbano o bezpieczeństwo pracownika biurowego jest Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 1 grudnia 1998 r. w sprawie bezpieczeństwa i higieny pracy na stanowiskach wyposażonych w monitory ekranowe.

Rozporządzenia określa wymagania odnośnie bezpieczeństwa i higieny pracy oraz ergonomii dla stanowisk pracy wyposażonych w monitory ekranowe oraz wymagania dotyczące organizacji pracy.

 Kolejnym aktem prawnym jest Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 26 września 1997 r. w sprawie ogólnych przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy. W przepisach Rozporządzenia określone zostały wymogi dotyczące m.in.  obiektów budowlanych, pomieszczeń pracy i terenu zakładów pracy, procesów pracy oraz pomieszczeń i urządzeń higienicznosanitarnych.

Pracodawca musi zadbać o odpowiednie wymiary biura. Zgodnie z § 19 są one uzależnione od liczby pracujących w pomieszczeniu osób. Każda osoba  musi mieć zapewnione przynajmniej 13 m3 wolnej objętości pomieszczenia i co najmniej 2 m2 wolnej powierzchni podłogi. Pomieszczenie nie powinno być niższe niż 3 m, chyba że założono w nim klimatyzację albo w pokoju pracują nie więcej niż cztery osoby, a na każdą przypada min.15 m3 wolnej objętości pomieszczenia. W takim przypadku wysokość może być do pół metra mniejsza (czyli min. 2,5 m).

Trzeba pamiętać aby pomieszczenia biurowe były odpowiednio oświetlone – światłem naturalnym i sztucznym. W związku z powyższym biuro nie powinno być usytuowane poniżej poziomu terenu (np. w suterenie).

Okna, świetliki i inne naświetlenia muszą przepuszczać odpowiednią ilość światła, którego jednak nie może być za dużo. Dlatego też okna powinny być wyposażone w takie urządzenia (rolety, żaluzje, zasłony ) które zapobiegają nadmiernym promieniom słonecznym na stanowisko pracy. Do okien musi być także łatwy dostęp, aby można je było swobodnie otwierać i pozostawiać w wybranej pozycji oraz aby można je było bezpiecznie umyć.

Bez względu na to, jak dobrze pomieszczenie jest oświetlone w sposób naturalny, konieczne jest także zamontowanie światła elektrycznego zgodnego z Polską Normą. Wszystkie instalacje oświetleniowe muszą być stworzone tak, aby w razie awarii nie narażały pracowników na wypadek. W przypadku pomieszczeń sąsiadujących ze sobą (pokoje, korytarze) natężenie światła nie może się od siebie różnić bardziej niż w stosunku 5:1. W ten sposób ograniczane jest szkodliwe działanie kontrastów i nagłej zmiany oświetlenia na wzrok pracowników.

W biurze ważne jest zadbanie o właściwą temperaturę i przepływ powietrza. Pracownicy muszą mieć zapewnioną temperaturę co najmniej 18 stopni Celsjusza; maksymalna temperatura w biurze nie została wskazana. W pomieszczeniu biurowym konieczne jest także zapewnienie wymiany powietrza, dostosowanej do potrzeb wynikających z funkcji pokoju, bilansu ciepła i wilgotności.

Istnieje możliwość instalacji klimatyzacji lub wentylacji mechanicznej w celu doprowadzania powietrza. Jednak urządzenie nie może powodować przeciągów, wyziębienia lub przegrzewania pomieszczenia. Jeśli zamontowano w biurze wentylację nawiewną, to nawiew nie może być skierowany bezpośredni na stanowisko pracy. Pracodawca musi zadbać o odpowiednią konserwację urządzeń klimatyzacyjnych i wentylacyjnych, a także o zastosowanie środków ograniczających natężenie i rozprzestrzenianie się hałasu i drgań, które mogą wywoływać pracujące urządzenia.

Oprócz wymogów dotyczących pomieszczeń pracy, w Rozporządzeniu zawarto. zapisy dotyczące zagrożeń, ryzyka zawodowego, środków ochrony indywidualnej i zbiorowej, punktach pierwszej pomocy, znakach i sygnałach bezpieczeństwa. Opisane także zostały   proces pracy, organizacja stanowiska pracy, obsługa i stosowanie narzędzi, maszyn i urządzeń technicznych, transport wewnętrzny, ochrona przed hałasem, praca na wysokości .

Jednak aby w zakładzie pracy zachowane było bezpieczeństwo, również pracownicy muszą stosować się do zasad bezpieczeństwa i higieny pracy, co wskazane zostało w art. 211 Kodeksu Pracy, jako podstawowy obowiązek pracownika.

Podstawową ideą szkoleń bhp jest zatem nabycie przez pracowników umiejętności wykonywania pracy w sposób bezpieczny dla siebie i innych osób, postępowania w sytuacjach awaryjnych oraz udzielenia pomocy osobie, która uległa wypadkowi.

Zgodnie z zapisami ww. Rozporządzenia Ministra Gospodarki i Pracy z dnia 27 lipca 2004 r. w sprawie szkolenia w dziedzinie bezpieczeństwa i higieny pracy, pracownicy muszą odbyć szkolenie wstępne i okresowe.  

Szkolenie wstępne powinno odbyć się przed dopuszczeniem pracownika do pracy. Szkolenie te obejmuje: 

– szkolenie wstępne ogólne, zwane „instruktażem ogólnym”; 

– szkolenie wstępne na stanowisku pracy, zwane „instruktażem stanowiskowym”.

Osobą odpowiedzialną za przeprowadzenie Instruktażu stanowiskowego jest wyznaczona przez pracodawcę osoba kierująca pracownikami lub sam pracodawca. Zarówno osoba kierująca pracownikami jak i pracodawca muszą posiadać odpowiednie kwalifikacje i doświadczenie zawodowe oraz muszą być przeszkolone w zakresie metod prowadzenia instruktażu stanowiskowego.

Szkolenie okresowe BHP jest przeprowadzane w celu aktualizacji i ugruntowania wiedzy oraz umiejętności w dziedzinie BHP, a także zaznajomienia uczestników z nowymi rozwiązaniami techniczno-organizacyjnymi w tym zakresie.

Szkolenie BHP dla pracowników administracyjno-biurowych i innych przeprowadza się w formie kursu, seminarium lub samokształcenia kierowanego (online) nie rzadziej niż raz na 6 lat. Pierwsze szkolenie okresowe należy przeprowadzić w okresie do 12 miesięcy od momentu zatrudnienia.